Officeソフトで作業するときのちょっとした工夫

こんにちは、宮﨑です！WordやExcelなどのOfficeソフトは、業務の中でも使う機会が多いですよね。私も特別詳しいわけではありませんが、使っている中で「これをしておくと少し楽だな」と感じていることがあります。今回はそんなちょっとした工夫を紹介したいと思います。

まず1番よくやっているのが、こまめに保存することです。
作業に集中しているとつい忘れがちですが、気づいたときにはCtrl＋Sを押すようにしています。以前、保存する前にパソコンの調子が悪くなって焦ったことがあったので、それ以来なんとなくクセになりました。

次に意識しているのが、ファイル名を分かりやすくすることです。
最初は適当な名前で保存してしまうことが多かったのですが、あとから探すときに意外と苦労するんですよね。今は、日付や内容がパッと見て分かるような名前をつけるようにしています。

また、デスクトップにファイルを置きっぱなしにしないこともできるだけ意識しています。
「とりあえずここに置いておこう」が積み重なって、気づけばデスクトップがファイルだらけ・・・ということがよくありました。

そして意外と大事だと思っているのが、画面の表示サイズを調整することです。
文字が小さいまま見続けると目が疲れやすくなります。WordやExcelは表示倍率をすぐに変えられるので、自分が見やすい大きさにして作業するようにしています。

最後に、資料などメールを送る前には必ず最終チェックをするようにしています。
誤字や添付漏れなど送ってから気づく。では遅いので、最後に30秒だけでも確認するようにしています。